در راستای تحقق اهداف قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه مبنی بر توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسناد رسمی و ثبت الکترونیک اسناد و پس از دستورالعمل سازمان ثبت اسناد و املاک در حذف اوراق بهادار از ابتدای سال جدید دفاتر اسناد رسمی مکلف به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین بر روی اوراق جدید می باشند و بدیهی است اسنادی که از ابتدای سال نود و دو بر روی اوراق بهادار (همان اوراقی که مردم آنرا در دو قطع نیم برگی و یکبرگی بنام بنچاق می شناسند و سمت راست بالای آن بهای اوراق مذکور داخل کادر مستطیلی قید می گردید) تنظیم و ثبت گردد فاقد وجاهت قانونی است .
تحول اخیر در تنظیم سند رسمی تکمیل کننده گام های قبلی سازمان ثبت اسناد و املاک در حوزه ثبت الکترونیک می باشد و در سالی که گذشت با حذف صدور دفترچه سند مالکیت املاک و آپارتمانها ( سند منگوله دار) و صدور اسناد مالکیت جدید( سند تکبرگی ) از سوی ادارات ثبت اسناد و املاک  - برای معاملات جدید اشخاص در دفاتر اسناد رسمی – ظهور پر رنگ تری یافت .
در جهت اطلاع رسانی از آخرین تغییرات  تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی مطالب زیر در خصوص آشنائی با اوراق جدید تنظیم سند مفید خواهد بود.
الف – اوراق جدید با رعایت مسائل امنیتی پیش بینی شده در حوزه فضای مجازی و ومنحصرا" توسط مسئولین دفاتر اسناد رسمی – و فقط در قطع A4 – قابل دسترسی و چاپ می باشد .و کما فی السابق سازمان ثبت اسناد و املاک بر حسن انجام مسئولیت ها و وظائف دفاتر اسناد رسمی در خصوص رعایت مقررات تنظیم سند و حفظ و نگهداری اوراق جدید  نظارت می نماید.
ب- اوراق جدید دارای مشخصه های امنیتی اعم از بارکد و شناسه یکتا و رمز تصدیق بوده که امکان پیگیری و بازیابی اطلاعات کامل سند تنظیمی را مطابق مقررات میسر می سازد و از این حیث امکان سوء استفاده از اوراق مذکور را به حداقل میرساند.
ج- در انتهای اوراق جدید محلی برای درج هزینه هائی که دفاتر اسناد رسمی مطابق مقررات از مراجعین دریافت میکنند منظور گردیده است. این هزینه ها به تفکیک عبارت از حق الثبت ( مخصوص دولت ) و حق التحریر ( مخصوص دفاتر اسناد رسمی ) و سایر هزینه ها اعم از و مالیات نقل و انتقال خودرو ارزش افزوده – شش درصد در سال جاری – ( همگی مخصوص دولت ) میباشد و به نوعی رسید ضمن سند مراجعین در قبال هزینه های اخذ شده محسوب میگردد.
د- نظر به ویژگی ممتاز وقانونی اسناد (خودرو و ملک و غیره ) تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی هر گونه جعل در اسناد رسمی توسط اشخاص و کارمندان مسئول و نیز سایر اشخاص مستوجب مجازات مقرر در فصل پنجم از کتاب پنجم قانون مجازات اسلامی ( تعزیرات و مجازات بازدارنده ) نظیر مجازات های اداری و جبران خسارات وارده و جزای نقدی و همچنین حبس به تناسب امر می باشد. که کلیت موضوع فوق در یکی دیگر از سطرهای انتهائی اوراق جدید دفاتر اسناد رسمی تذکر داده شده است .
و- در سطر دیگری از اوراق جدید تنظیم سند آمده است : "این سند با امضای دفتریار و سردفترو مهر برجسته دفترخانه اعتبار دارد"
به نظر اینجانب علیرغم آنکه مقررات شکلی تنظیم سند قبلا" نیز به موارد فوق حکم میکرد ولی با تصریح در اوراق جدید برای اولین بار و بطور رسمی به رویه خلاف مقررات دهه های گذشته - که بموجب آن نسخه مشتری اسناد تنظیمی دفاتر که فاقد امضای دفتریار ( به عنوان نماینده سازمان ثبت در دفترخانه و معاون دفتر ) بود حتی از سوی مراجع ثبتی و دفاتر اسناد رسمی مورد قبول واقع و به آنها استناد می شد – پایان داد.لذا فقط با وجود هر سه موءلفه فوق سند تنظیمی دفاتر اسناد رسمی از لحاظ شکلی معتبر خواهد بود و نباید به اسناد فاقد  امضاء دفتریاران که مطابق مقررات دارای مسئولیت های مستقل ومشترک با سردفتران میباشند نیز ( همچون اسناد فاقد امضا سردفتر و یا فاقد مهر برجسته )  ترتیب اثر داده شود.
لازم است آسیب شناسی و نقد و بررسی تحولات حوزه ثبت سند در دستور کار کارشناسان و متخصصین حقوقی و ثبتی قرار گیرد. به امید حق

باتشکر از
 یوسف خمسه – کارشناس علوم ثبتی